Uno de los principios básicos de Getting Things Done (GTD¹) es seguir el sistema en algo que siempre llevemos con nosotros² y con el que nos sintamos confortables. Tal y como David Allen dice en su famoso libro homónimo, este algo puede ser una agenda, una PDA, un cuaderno, un taco de fichas de cartulina, etc. El caso es que sea algo que nos guste lo suficiente como para no olvidarse de la revisión que deberíamos hacer periódicamente de nuestros Actions y nuestros Proyectos.

Hasta hace poco, además de para escribir notas, ideas y otras cosas, he estado utilizando para mi GTD una Moleskine de bolsillo³. Pero desde que compré el iPhone, he consolidado PDA, iPod y teléfono en un sólo dispositivo, así que he empezado a usarlo como mi nuevo sistema GTD⁴. La razón es sencilla: el teléfono lo llevo a todas partes. Sin embargo mi Moleskine, aunque pequeña, a veces era un engorro de llevar, todavía más considerando que también me era necesario llevar un bolígrafo que tenía tendencia a perder.

A continuacion os cuento la manera en que lo estoy implementando, siguiendo dos principios basicos que garantizan la vida de la solucion y que sea realmente usable:

Mantenlo estandar
Hay varias aplicaciones que podria haber usado para ajustar GTD al iPhone, como MobileToDo, pero no son estandar. Lo que quiero decir con esto es que en la situacion actual, en la que el desarrollo de aplicaciones para el iPhone depende un puñado de bravos hackers que sin ningun soporte por parte de Apple, no se puede saber como va a acabar una aplicacion cuando el esperado Software Development Kit de Apple llegue a principios del año que viene.

Teniendo esto en cuenta, la unica opcion que encuentro factible es utilizar la aplicación Notes que ya viene con el iPhone.

Notes permite crear diferentes notas que, debidamente nombradas, pueden servir para imitar categorías. Así pues, la convención de nombres de cada nota y cómo están organizadas será muy importante. Además, dichas notas pueden enviarse por correo, lo que permite que si en un futuro aparece alguna aplicación oficialmente soportada para GTD, la migración de la información de las notas sea relativamente fácil.

Mantenlo sencillo

Un principio que bien podría servir para cualquier cosa, porque creo que es la clave misma de la usabilidad. El número y formato de las notas viene condicionado por las diferentes categorías que dentro de GTD estoy considerando, y por el contexto.

Las categorías son elementos en sí de Getting Things Done y los contextos son, eso, contextos en los que las acciones tienen relevancia para mí. Así pues, las notas siguen este esquema:

• ACTION: items accionables físicamente.
• Home
• Office
• Connected
• Computer
• Phone
• PROJECTS: items no accionables físicamente. O sea, tareas que se componen de varias acciones.
• Personal
• Work
• SOMEDAY/MAYBE: aquí van cosas como lo que quiero comprar algún día o proyectos de futuro que no voy a abordar a corto o medio plazo.
• INBOX: Cosas que por prisa no he podido clasificar pasándolas por el flujo GTD.
• ARTICLES AND POSTS: evidente, ¿no?

Para poder implantar esta jerarquía en Notes, que es plano jerárquicamente hablando, utilizo la siguiente convención de nombrado: mis notas se llaman CATEGORÍA - Contexto, seguido por una linea en blanco. El resultado es que las notas se pueden ver así:

Dentro de cada nota, los items (acciones, proyectos, accionables) son lineas básicas de texto separadas por un retorno de carro y marcadas en su inicio por un círculo negro o un guión. Cuando la tarea o el proyecto está hecho, no hay más que borrarlas. Por ejemplo, la lista de acciones en el contexto “Connected” tiene esta pinta:

Es importante que después del título de la nota haya una linea en blanco separando el título de los items. Si no se deja, el título de la nota no aparece limpio en la lista y afea el aspecto en categorías que estaba persiguiendo.

Para el futuro
Para el futuro, o sea, cuando el maldito y esperado SDK del iPhone haga su aparición, espero contar con una aplicación como Omnifocus para el iPhone, que me permita además establecer enlaces con el procesamiento del correo. Porque, por cierto, el correo también entra dentro de todo esto, ¿verdad?

Cierto, pero cómo aplicar Getting Things Done en el correo (y por extensión, en el correo del iPhone)lo dejaré para otro artículo.

1. Getting Things Done se está convirtiendo en una especie de filosofía de la productividad. Aparte de la lectura del libro de David Allen, recomiendo una visita a 43Folders, blog dedicado a la productividad y en particular a GTD y todo el universo que le rodea. [↩]
2. esta es una de las razones por la que creo que aplicaciones como iGTD o Omnifocus no son suficientemente buenas para implementar GTD. Al ser programas que están instalados en un ordenador, es algo que no se lleva siempre encima, incluso si es un portátil, y eso invalida completamente la inmediatez del flujo de clasificación de GTD. [↩]
3. Básicamente siguiendo los consejos de organización que aparecen en el blog de Jerry Brito. [↩]
4. Ni que decir tiene que las ideas, notas, y diagramas siguen yendo a parar a mi Moleskine; nada mejor que el papel para capturar pensamientos incompletos, o para que el simple hecho de materializar una idea escribiendo te ayude a enfocarla. [↩]